Что такое шахматка квартир и почему её стоит вести в CRM, а не в Excel

Что такое шахматка квартир

Шахматка — это таблица всех квартир дома, разложенных по этажам и подъездам. Строки — этажи, столбцы — подъезды или квартиры на этаже. Каждая ячейка — одна квартира, а её цвет показывает статус. Название появилось потому, что разноцветные клетки напоминают шахматную доску.

Обычно используют четыре основных статуса:

• Свободна — в продаже, её можно предлагать покупателю.
• Бронь — закреплена за покупателем на определённый срок.
• Продана — договор заключён.
• Неактивна — ещё не выставлена на продажу или придержана компанией.

Шахматкой пользуются сразу несколько человек: менеджер подбирает покупателю квартиру, руководитель отдела продаж контролирует брони и сделки, а директор видит, сколько квартир осталось и какие из них продаются медленно.

Какие данные должны быть в шахматке

Одних цветных ячеек мало. Чтобы менеджер мог сразу ответить покупателю, по каждой квартире в одном месте должны быть видны:

• блок, этаж, подъезд и номер квартиры;
• комнатность и общая площадь;
• цена за м² и общая стоимость — с ремонтом и без;
• первоначальный взнос и условия рассрочки;
• планировка и фотографии;
• срок брони и менеджер, который её поставил;
• для проданных — договор и данные покупателя.

Кроме того, нужны фильтры по комнатности, площади, этажу и статусу. Если покупатель просит «двушку около 60 м² не ниже седьмого этажа», менеджер должен за секунды найти подходящие варианты во всех корпусах.

5 проблем шахматки в Excel

Excel — отличный инструмент, но он не создан для данных о продажах, которые одновременно меняют несколько человек и которые устаревают каждую минуту. На практике возникают такие проблемы.

1. Несколько версий файла

Файл пересылают в Telegram, кто-то сохраняет копию и работает в ней. Через неделю по отделу гуляют три таблицы — «итог», «итог_2» и «новые_цены», и никто точно не знает, какая из них верная.

2. Риск продать квартиру дважды

Два менеджера одновременно обещают одну квартиру двум покупателям, потому что один из них ещё не обновил файл. Кому-то придётся извиняться, а покупатель теряет доверие к компании.

3. Сроки брони никто не контролирует

Квартира с пометкой «бронь» висит так неделями: об окончании срока никто не напоминает. Именно так из продажи выпадают самые востребованные варианты.

4. Цены обновляются вручную

При изменении цен приходится править сотни ячеек. Одна ошибка в формуле или неверно скопированная строка — и покупателю называют неправильную сумму.

5. Нет истории и отчётов

Неизвестно, кто, когда и почему поменял статус. А чтобы подготовить руководителю ежедневный отчёт, кому-то приходится пересчитывать таблицу вручную.

Шахматка в Excel и в CRM: сравнение

Разницу проще увидеть в одной таблице. Слева — типичная ситуация с файлом, справа — когда шахматка является частью системы продаж.

Как шахматка в CRM меняет продажи

Когда шахматка находится внутри CRM, это уже не отдельная таблица, а центр всего процесса продаж. Обычный день выглядит так:

1. Покупатель пишет в Telegram, что ищет двухкомнатную квартиру, — обращение само попадает в CRM как лид.
2. Менеджер фильтрует шахматку, находит подходящие свободные квартиры и готовит из карточки коммерческое предложение.
3. Покупатель приезжает на показ и бронирует квартиру — у коллег она тоже сразу окрашивается в цвет брони.
4. После согласования бронь в один клик превращается в договор, формируется график платежей.
5. Руководитель видит на панели проданные квартиры, сумму продаж и остаток.

Шахматку квартир в SaleHouse можно открыть в четырёх режимах: Шахматка, Шахматка+, Визуал и Таблица. Целый дом создаётся массово по диапазону этажей за несколько минут, после чего вы правите цены и статусы. А в офисе продаж квартиры можно показывать через интерактивный визуал здания и 3D-тур: на рендере или фото дома корпуса и этажи подсвечены цветом статуса, как в шахматке.

Важно и то, что шахматка связана с лидами и задачами: звонки и комментарии по покупателю, его договор и платежи, а также кто и когда должен перезвонить, видны в одной карточке лида в CRM для застройщика.

Что шахматка говорит руководителю

Шахматка нужна не только менеджеру. Руководителю достаточно одного взгляда на неё, чтобы увидеть, где буксуют продажи: если свободные ячейки скапливаются на определённых этажах или в определённом типе квартир, значит, есть вопрос к цене или к предложению.

Допустим, в 9-этажном блоке верхние этажи почти распроданы, а трёхкомнатные квартиры на первых двух этажах по-прежнему свободны. Тогда стоит ответить на несколько вопросов:

• достаточно ли цена нижних этажей отличается от цены верхних;
• посилен ли первоначальный взнос за трёхкомнатную квартиру вашим покупателям;
• показывает ли реклама именно эти квартиры;
• предлагают ли их менеджеры или только те, что продаются сами?

Чтобы прийти к такому выводу по файлу Excel, таблицу придётся пересчитывать вручную. В SaleHouse панель руководителя показывает проданные квартиры, остатки и среднюю цену за м² в разрезе комнатности и проектов, а AI на основе ваших продаж объясняет, какие квартиры уходят быстро, какие медленно и примерно на сколько месяцев хватит остатка.

Как перейти с Excel на CRM: 5 шагов

Останавливать продажи ради перехода не нужно. Главное — действовать по порядку и полностью отказаться от старой таблицы.

1. Проверьте данные. Сверьте статусы, цены и брони во всех текущих таблицах и соберите один правильный список. На этом этапе часто находятся забытые брони и устаревшие цены.
2. Договоритесь о правилах. Сколько дней держится бронь, кто может менять цену, в какой момент квартира считается проданной — зафиксируйте это заранее.
3. Настройте систему. Внесите объекты, блоки и квартиры, настройте цены и шаблоны договоров. При запуске SaleHouse помогает наша команда.
4. Распределите права. Менеджер, кассир и руководитель должны видеть и менять только то, что нужно для их работы.
5. Обучите команду и закройте старый файл. Если вести две системы параллельно, путаница вернётся. С назначенного дня единственный источник данных — CRM.

Частые ошибки при ведении шахматки

Даже в CRM шахматка приносит пользу, только если её правильно заполнять. Избегайте таких ошибок:

• Не показывать неактивные квартиры. Квартиры, которые компания придерживает, тоже должны быть в шахматке, иначе их по ошибке предложат покупателю.
• Оставлять бронь без комментария. Если не указано, кто, для какого клиента и до какого числа поставил бронь, проконтролировать её невозможно.
• Хранить только итоговую цену. Когда цена за м² и варианты с ремонтом и без ведутся отдельно, менять ценовую политику гораздо проще.
• Отрывать шахматку от продаж. Если статус не связан с лидом, бронью и договором, шахматка снова превращается в таблицу, которую обновляют вручную.
• Доверять обновление одному человеку. Если статусы меняет только, скажем, руководитель отдела продаж, в дни его занятости или отпуска шахматка устаревает. Статус должен меняться тем самым действием, которым оформляют бронь или договор.

Итоги

Шахматка — не просто цветная таблица, а общий «источник правды» для отдела продаж. Чем она точнее и чем быстрее обновляется, тем быстрее менеджеры отвечают покупателям, а руководитель принимает решения на основе цифр, а не догадок.

Если в вашем отделе до сих пор пересылают файлы, начните с переноса шахматки в CRM — это один из главных шагов из статьи о том, как быстрее продать квартиры в новостройке. Следующий шаг — прозрачные условия оплаты для покупателя; о них мы написали в руководстве по графику рассрочки.

Частые вопросы